BELEID INZAKE DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS (AVG)
voor de website https://showroom1.carpcup.app

Dit Beleid inzake de verwerking van persoonsgegevens (hierna het "Beleid" genoemd) regelt op bindende en transparante wijze de omvang, het doel en het juridisch kader van de verwerking van persoonsgegevens van deelnemers (in het bijzonder vissers, wedstrijdvissers, teamleden en scheidsrechters) in het kader van de organisatie, registratie en live-evaluatie van de viswedstrijd SHOWROOM PEG SWITCH voor de huidige editie 0000.

Artikel I.
Algemene bepalingen en de positie van de Verwerkingsverantwoordelijke ten opzichte van de Verwerker

VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE: Met betrekking tot alle persoonsgegevens die worden verzameld, verwerkt en bewaard voor de doeleinden van de organisatie en evaluatie van deze wedstrijd, treedt uitsluitend het Organiserend Comité van de wedstrijd / de Organisator op in de hoedanigheid en met de volledige wettelijke aansprakelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke (de entiteit die het doel van en de middelen voor de verwerking vaststelt). Het contact e-mailadres van de Organisator voor de uitoefening van de rechten van de betrokkenen is: (hierna de "Verwerkingsverantwoordelijke" genoemd).

VERWERKER EN SUBVERWERKER: De Verwerkingsverantwoordelijke maakt voor het beheer van het evenement geen gebruik van een eigen IT-infrastructuur, maar maakt gebruik van de gespecialiseerde cloudsoftwaredienst (SaaS) CarpCup. De leverancier van deze software en IT-infrastructuur is de onderneming MIBO-SPRINGS s. r. o. (KVK-nummer: 57 573 361), die met betrekking tot de gegevens die op dit domein worden verwerkt uitsluitend optreedt in de beperkte hoedanigheid van technische Verwerker. De gegevens worden niet fysiek opgeslagen op de eigen hardware van de Verwerker, maar door tussenkomst van een gecertificeerde subverwerker, de onderneming WebSupport, s.r.o. (KVK-nummer: 36 421 928), die veilige hosting en databaseopslag biedt. Beide technologiebedrijven verwerken de gegevens strikt en uitsluitend op basis van de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke en slaan deze op op servers binnen de Europese Unie.

Artikel II.
Doeleinden, Rechtsgrondslagen en het Beginsel van Pseudonimisering (Privacy by Design)

De Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens (identificatiegegevens, leeftijd, teamnaam, gewicht van de vangsten en visuele weergave) voor de volgende doeleinden, waarbij ter bescherming van de privacy twee strikt gescheiden regimes voor gegevensweergave worden gehanteerd:

Registratie van deelnemers en het genereren van interne PDF-documenten:
Voor de doeleinden van een geldige inschrijving voor de wedstrijd, identiteitscontrole, het opstellen van startlijsten, het afdrukken van presentie-/AVG-lijsten, diploma's en verplichte formulieren voor de autoriteiten (bijv. de Slowaakse Hengelsportbond), verwerkt de Verwerkingsverantwoordelijke de volledige identificatiegegevens (volledige voor- en achternaam, teamnaam). Deze volledige, niet-geanonimiseerde gegevens worden uitsluitend verwerkt in de niet-openbare (met een wachtwoord beveiligde) beheerdersinterface van de Verwerkingsverantwoordelijke en dienen uitsluitend voor het genereren van gesloten interne PDF-bestanden.
Rechtsgrondslag: Uitvoering van een overeenkomst – de wedstrijdreglementen (art. 6 lid 1 sub b van de AVG) en het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke bij de organisatie van het evenement.

Publicatie van resultaten op de openbare website (Strikte pseudonimisering):
In de zin van het beginsel van gegevensbescherming door ontwerp (Privacy by Design) en door standaardinstellingen (Privacy by Default) past de software op het openbare domein https://showroom1.carpcup.app automatisch een strikte pseudonimisering van de gegevens toe. Aan de bezoekers van de website, het publiek en in de live-resultaten worden uitsluitend verkorte vormen van namen (voornaam en de beginletter van de achternaam, bijv. "Boris J."), de teamnaam en vangststatistieken getoond.
Rechtsgrondslag: Het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke bij de transparante publicatie van het verloop van het sportevenement en de toestemming van de deelnemer.

Publicatie van foto's van vangsten met gezichten (UGC):
Een onlosmakelijk onderdeel van de fair-playregels van het evenement SHOWROOM PEG SWITCH is de transparante fotodocumentatie van de vangsten. Deze foto's, waarop de vangst samen met de visuele weergave (het gezicht) van de visser is vastgelegd, worden onmiddellijk in het systeem geüpload en gepubliceerd op de openbare website https://showroom1.carpcup.app.
Rechtsgrondslag: De uitdrukkelijke, vrije en vrijwillige toestemming van de betrokkene, verleend door ondertekening rechtstreeks op de presentielijst voorafgaand aan de aanvang van het vissen (art. 6 lid 1 sub a van de AVG).

Artikel III.
Bijzondere bepalingen voor de bescherming van minderjarigen (jonger dan 16 jaar)

Gezien het feit dat ook minderjarigen (kinderen) actief kunnen deelnemen aan de viswedstrijden, hanteert de Verwerkingsverantwoordelijke een strikt regime voor hun bescherming in de zin van art. 8 van de AVG.

Indien een deelnemer aan de wedstrijd jonger is dan 16 jaar (op de dag van de wedstrijd), is elke verwerking van zijn persoonsgegevens, het genereren van PDF-lijsten en in het bijzonder de publicatie van zijn visuele weergave met de vangst op de openbare website https://showroom1.carpcup.app, uitsluitend rechtmatig en mogelijk op basis van de uitdrukkelijke en aantoonbare toestemming, verleend door zijn aanwezige wettelijke vertegenwoordiger (ouder/voogd).

De wettelijke vertegenwoordiger is verplicht om bij de registratie persoonlijk toestemming te verlenen en de presentie-/AVG-lijst eigenhandig te ondertekenen, direct naast de naam van de minderjarige deelnemer. De wettelijke vertegenwoordiger heeft het recht deze toestemming op elk moment namens het kind in te trekken.

Artikel IV.
Bewaartermijn, Proces voor het wissen van foto's van FTP en Technologische back-ups

Expiratie van gegevens en archief: Tenzij met de softwareleverancier voor de editie 0000 anders is overeengekomen (betaald jaararchief), wordt het gehele platform op het adres https://showroom1.carpcup.app en alle gegevens daarin (databases, teamprofielen, geüploade foto's) onherroepelijk vernietigd binnen 72 uur na de officiële beëindiging van de wedstrijd SHOWROOM PEG SWITCH. In het geval van een betaald archief blijven de gegevens exact één (1) jaar op de website gepubliceerd en worden ze vervolgens permanent gewist. Voor de opslag van offline PDF-documenten is uitsluitend de Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk.

Kritiek proces voor de uitoefening van het recht op gegevenswissing van een foto (Recht op vergetelheid van FTP):
Indien een deelnemer (of de wettelijke vertegenwoordiger) de Verwerkingsverantwoordelijke via e-mail op of mondeling bij de scheidsrechter verzoekt om verwijdering van zijn foto van de website, verloopt het proces in twee noodzakelijke stappen:
a) De Verwerkingsverantwoordelijke verbergt/verwijdert de betreffende vangst onmiddellijk in zijn Klanteninterface, waardoor de foto onverwijld verdwijnt van de openbare front-end van de website https://showroom1.carpcup.app.
b) Aangezien de Verwerkingsverantwoordelijke om veiligheidsredenen geen toegang heeft tot de diepe FTP-opslag, heeft deze een strikte contractuele en meldingsplicht om onmiddellijk contact op te nemen met de technische Verwerker (MIBO-SPRINGS s. r. o.) en deze het exacte adres (de URL) van de desbetreffende afbeelding te verstrekken. De Verwerker voert vervolgens een handmatige en permanente fysieke verwijdering van de betreffende foto rechtstreeks vanaf de FTP-server uit, waardoor de beschikbaarheid ervan via een zogeheten directe link wordt voorkomen.

TECHNOLOGISCHE UITZONDERING VOOR HOSTING BACK-UPS (Backups):
De betrokkene (visser) neemt er uitdrukkelijk kennis van en aanvaardt het feit dat de subverwerker (WebSupport, s.r.o.), ter waarborging van de cyberbeveiliging, de bescherming tegen uitval, gegevensverlies en ransomware-aanvallen (Disaster Recovery), grootschalige, automatische en sterk versleutelde back-ups van de gehele serveromgeving uitvoert. Om deze technologische reden zullen alle gewiste gegevens (zelfs na de uitoefening van het recht op gegevenswissing van een foto, of na de volledige opheffing van de website binnen 72 uur) tijdelijk blijven bestaan in deze passieve en offline back-ups gedurende een periode van 14 tot 30 kalenderdagen, totdat zij door de retentiecyclus van de server automatisch worden overschreven en permanent worden vernietigd. Gedurende deze beschermingstermijn wordt er geen toegang verkregen tot deze gegevens, worden zij niet voor andere doeleinden verwerkt, zijn zij niet openbaar zichtbaar en wordt hun tijdelijke technologische bestaan in versleutelde back-ups niet beschouwd als een inbreuk op de AVG, noch op het recht op vergetelheid van de betrokkene.

Artikel V.
Gegevensstromen uit formulieren en de Competitie Carp Cup Cup

Contactformulier: Eventuele berichten die vanaf de website https://showroom1.carpcup.app worden verzonden, worden niet door de Verwerker in de webdatabase opgeslagen. Zij worden rechtstreeks (via SMTP) doorgestuurd naar de e-mail van de Verwerkingsverantwoordelijke: .

Overdracht naar de Competitie: Indien de deelnemer bij de registratie een vrijwillige afzonderlijke toestemming verleent (Double Opt-in), stemt deze in met de overdracht van de gegevens betreffende zijn zwaarste vangst (verkorte naam, teamnaam, gewicht en foto) aan de Verwerker MIBO-SPRINGS s. r. o., die deze na de overdracht in de hoedanigheid van nieuwe Verwerkingsverantwoordelijke zal opnemen in de pan-Europese Hall of Fame op de website carpcup.app en deze na hun strikte anonimisering zal gebruiken voor AI-training.

Artikel VI.
Rechten van de betrokkenen en Contacten

Elke betrokkene heeft jegens de Verwerkingsverantwoordelijke (de Organisator) de volgende rechten:

Recht op inzage in zijn persoonsgegevens.

Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.

Recht op beperking van de verwerking en het recht op overdraagbaarheid van gegevens.

Recht om de verleende toestemming te allen tijde en kosteloos in te trekken en het Recht op gegevenswissing, dat is onderworpen aan de exacte procedure en de technologische uitzondering zoals gedefinieerd in Artikel IV van dit Beleid.

Voor de uitoefening van alle bovengenoemde rechten, evenals voor eventuele vragen met betrekking tot de bescherming van de privacy tijdens dit evenement, dient uitsluitend het contact e-mailadres van de Verwerkingsverantwoordelijke te worden gebruikt: . De technische Verwerkers zijn niet bevoegd om directe verzoeken van vissers in behandeling te nemen zonder de medewerking van de Organisator.
Indien de betrokkene van mening is dat er sprake is van een onrechtmatige verwerking van zijn persoonsgegevens, heeft deze het recht een klacht in te dienen bij het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens van de Slowaakse Republiek (www.dataprotection.gov.sk).

Dit Beleid treedt in werking op het moment van de publicatie ervan op de website https://showroom1.carpcup.app.